Afin de pouvoir créer un espace sécuritaire pour tous, propice aux échanges en toute liberté voici quelques règles qui seront mises de l’avant lors des différents ateliers et groupes de soutien proposés dans cette programmation en ligne par Prise II.
Confidentialité
Les séances sur Zoom ne pourront pas être enregistrées par les participants. Seuls les animateurs pourront enregistrer la rencontre et seulement si un accord préalable est obtenu de la part des personnes enregistrées. Ceci sera fait à de rares exceptions. Exemple : lors une conférence ou une formation spécifique.
Les numéros de téléphone des personnes participant par téléphone (sans internet) seront partiellement masqués aux autres participants dès le départ. Lors de l’accueil des participants, l’animateur changera le numéro de téléphone partiellement masqué par le nom ou le prénom de la personne.
Le participant pourra choisir de s’identifier comme il le souhaite : prénom seulement, nom complet ou encore sous un nom fictif. Exemple: marmotte résiliente!
Afin de préserver son intimité, le participant peut en tout temps :
- Ne pas activer sa caméra.
- Choisir un fond d’écran virtuel ou sinon installer un paravent ou une couverture pour cacher l’intérieur de sa demeure.
De plus, les participants aux ateliers ne seront pas autorisés à partager leur écran. Donc les participants ne pourront pas voir ce que la personne a sur le bureau de son ordinateur. Ceci évitera de partager par mégarde des informations sensibles.
Participation aux ateliers
Afin de favoriser la confidentialité et le respect de tous, une entente d’inconfort (code de vie) sera définie par le groupe en début de session. Cette entente sera réitérée en début de chaque rencontre. Pour chaque type d’ateliers, l’animateur précisera le mode de fonctionnement : droit de parole, clavardage, période de questions…
Droit de parole :
- Le participant lèvera la main pour demander la parole qui lui sera accordée par l’animateur.
- Il sera possible de demander la parole de deux façons :
- En activant la fonction « lever la main », une main bleue apparaitra dans votre écran. Cette fonction correspond à *9 pour ceux qui se seront connectés par téléphone. Recommandé.
- En levant la main à l’écran, si le nombre de participants n’est pas trop nombreux.
- Un participant n’est pas obligé de prendre la parole.
Clavardage : Le participant pourra aussi poser des questions ou faire des commentaires par clavardage sans interrompre celui qui a la parole.
Il est fortement conseillé de garder son micro fermé lors des rencontres afin de favoriser l’harmonie des discussions et de l’activer seulement pour prendre la parole lorsqu’elle nous est attribuée. Cette fonction correspond à *6 pour ceux qui se seront connectés par téléphone. Notez que l’animateur pourra en tout temps fermer les micros des participants.
Les ateliers seront ouverts 30 minutes avant l’heure de début de la rencontre. Nous invitons donc les personnes peu familières avec Zoom à se connecter durant cette période pour régler tout problème de connexion ou pour passer en revue les fonctions de base.
Important : Afin de maximiser l’expérience de tous et ayant à coeur de créer un espace sécuritaire pour tous, les participants ne seront pas acceptés après le début de l’activité. Il est donc important de se connecter et de vous identifier durant la période d’accueil de 30 minutes précédant chacun des ateliers.
Questions de sécurité
Des failles de sécurité ont été identifiées sur la plateforme Zoom ces dernières semaines. Celles-ci ont été abondamment reprises dans les médias dans le contexte précisément où Zoom voit son nombre d’utilisateurs exploser. Plusieurs membres de Prise II nous ont partagé leurs préoccupations à ce sujet et nous les en remercions. Il important de savoir que Prise II prend au sérieux les risques que pose l’utilisation d’une telle plateforme. Nous nous tenons informés de l’actualité en matière de sécurité et nous nous assurons d’être à jour concernant les meilleures pratiques et de les appliquer.
Il importe de comprendre qu’aucune plate-forme de communication sur internet n’est complètement sûre. La compagnie Zoom travaille de manière continue afin de limiter les risques et a émis à ce sujet deux mises à jour depuis le 1er avril dernier. Zoom est une application qui est utilisée par des entreprises et de grandes institutions et qui présente d’immenses avantages pour l’organisation d’événements en ligne rassemblant un grand nombre de personnes. Nous laissons à ZOOM le soin de régler la situation tout en restant vigilant.
Les médias rapportent aussi des événements malheureux où des individus participeraient à des rencontres ZOOM sans y être invités. Ces situations relèvent d’un enjeu différent. Elles sont liées à la diffusion élargie des informations donnant l’accès à une réunion (no de réunion et mot de passe). Il importe dans les circonstances à chacun d’adopter de bonnes habitudes. Si Prise II s’engage à mettre en place les mesures appropriées, notamment par l’ajustement des réglages avancés de ZOOM, il importe que les membres soient vigilants et ne diffusent pas ces informations (no de réunion et mot de passe).
Il importe pour cette raison de s’identifier lorsqu’on accède à une réunion (l’animateur se réserve le droit d’éjecter d’une réunion la personne qui refuserait de s’identifier).
Il est aussi important d’utiliser le module de conversation (chat) seulement pour converser et non pour partager des documents ou des adresses internet (liens URL).
Nous nous engageons à vous tenir informer de tout élément important qui concernerait la sécurité des utilisateurs de ZOOM.
